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关于做好2020年文件材料归档工作的通知
发布时间:2020-03-03   浏览次数:1067


各院(yuan)(yuan)、系(xi)、重点(dian)科(ke)研机(ji)构、直属(shu)(shu)单位(wei),附属(shu)(shu)医(yi)院(yuan)(yuan),机(ji)关各部门:

为(wei)准确、完整、系统地(di)收集、保存学校2020年度的文件材料,根据《中国科学技术大(da)学档案管理(li)办法》(校办字(zi)〔2010121号(hao))有关规定(ding),现(xian)就做好(hao)归档工作(zuo)通知如下(xia):

一、归档范围和归档时间:

(一)各学院,机关各部、处、室,各有(you)关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料,经系统整理(li)后应在6月底前归档。

(二)各(ge)教(jiao)学单(dan)位形成(cheng)的教(jiao)学综合(he)管(guan)理(li)文(wen)件材料,经系统(tong)整理(li)后(hou)应在6月底前归档,2021届学生(sheng)学业成绩表应在11月(yue)底前(qian)归(gui)档。

(三(san))科研(yan)、基建、仪器设备类文件材料应在项目(mu)验收(竣工)后6个(ge)月内(nei)归档。

(四)新冠肺炎疫(yi)情防控(kong)等重大活动(dong)、重(zhong)大事(shi)件(jian)中形成(cheng)的文(wen)件材料(liao)应随时收集(ji),及(ji)时归档。其中新冠肺炎(yan)疫情防控文件材料归档要求参(can)照《关(guan)于做好新冠肺炎疫情防控文件材(cai)料归档工作的(de)通知(zhi)》(档字〔20207号)文件执行。

(五)其他各(ge)类(lei)文件材料归档(dang)时限参照《中国科学技术大学档(dang)案管理办(ban)法》执行(xing)。

(六)为保证校内各单位及时完整归档工作,自2019年(nian)起(qi)实(shi)(shi)行催档(dang)(dang)(dang)制度。归(gui)档(dang)(dang)(dang)期限内(nei)未能实(shi)(shi)现应有文件材(cai)料(liao)归(gui)档(dang)(dang)(dang)的单位(wei),我院将列(lie)出具体应归(gui)档(dang)(dang)(dang)文件材(cai)料(liao),向该单位(wei)发出书面催档(dang)(dang)(dang)通知书,要求在限定时间内(nei)完(wan)成归(gui)档(dang)(dang)(dang)工作。限定时间之内(nei),应归(gui)文件材(cai)料(liao)还(hai)不(bu)能归(gui)档(dang)(dang)(dang)的,我院每2个月一次向(xiang)该单位(wei)发出《催档(dang)(dang)通知书》,定期(qi)提醒(xing)该单位(wei)及(ji)其(qi)兼职档(dang)(dang)案(an)员,直至该单位(wei)完成归档(dang)(dang)工作。

二、质量要求:

(一)归档文(wen)件(jian)材料应齐全完(wan)整;纸质文(wen)件(jian)材料应为原件(jian);上级来(lai)文(wen)与文(wen)件(jian)处理单并存,本校文(wen)件(jian)与文(wen)件(jian)签发(fa)单、定稿(gao)并存,正文(wen)与附(fu)件(jian)并存。

(二)实行纸质(zhi)(zhi)文件(jian)(jian)、电(dian)(dian)子文件(jian)(jian)双套(tao)归(gui)档制。无(wu)电(dian)(dian)子文件(jian)(jian)的纸质(zhi)(zhi)文件(jian)(jian)归(gui)档,有(you)电(dian)(dian)子文件(jian)(jian)的与纸质(zhi)(zhi)文件(jian)(jian)同时归(gui)档。学校各项活动中形成有(you)保存价值的原生电(dian)(dian)子文件(jian)(jian)也需要(yao)及时进行(xing)在线或脱机归档。

(三)本校形(xing)成的文(wen)件材料用纸(zhi)应规范,书写、打(da)印(yin)、用印(yin)等(deng)应用耐(nai)久(jiu)材料;字迹、印(yin)信等(deng)应清晰、完(wan)整;责任(ren)者(zhe)和成文(wen)时间应标明。

(四)声(sheng)像(xiang)材料归(gui)档时应附(fu)有文字说(shuo)明(ming),并注(zhu)明(ming)责任者、形成时间、内容等,归(gui)档的声(sheng)像(xiang)材料应图像(xiang)清晰、音质良好。照片以 JPGTIF 等(deng)格式(shi)归档(dang),音(yin)频(pin)以 WAVMP3 等格式归档,视频以(yi) MPGMP4FLVAVI 等(deng)格式(shi)归档(dang)。

、归档(dang)程序

归档单(dan)位(wei)兼职档案员负责(ze)统一向(xiang)档(dang)案文博院(yuan)移交(jiao)文件(jian)材料,移交时填写中(zhong)国科学技术大学档案移交(接(jie)收)登(deng)记簿》(档案文(wen)博院主页提供下载),一(yi)式二份,由(you)移交单位和档(dang)案文(wen)博院相关人员(yuan)签(qian)字移交,归(gui)档单(dan)位和档案文博(bo)院各执一份,以备查验。

特(te)此通(tong)知。



档案文(wen)博(bo)院

20213月(yue)1


附件:1.《中国科(ke)学(xue)(xue)技术大学(xue)(xue)档案管(guan)理办法》

2.《关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料归档工(gong)作的(de)通知》


 
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