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关于做好2020年文件材料归档工作的通知
发布时间:2020-03-03   浏览次数:379


各(ge)院、系、重点科研机(ji)(ji)构、直属(shu)单位,附属(shu)医院,机(ji)(ji)关各(ge)部门:

为(wei)准确(que)、完(wan)整、系统地收集、保存学校2020年度的文件材料(liao),根据《中国(guo)科学技术大(da)学档案管理办(ban)法(fa)》(校办(ban)字〔2010121号)有关规定,现就(jiu)做好(hao)归档(dang)工作(zuo)通知如下:

一、归(gui)(gui)档(dang)范围(wei)和归(gui)(gui)档(dang)时间:

(一)各(ge)学院(yuan),机关各(ge)部、处、室,各(ge)有关直属(shu)单位形成的党群、行政、外事、出版物(wu)、声像类文件材料,经系统整(zheng)理后应(ying)在6月底(di)前归档。

(二)各教学(xue)单(dan)位(wei)形(xing)成的(de)教学(xue)综合管理(li)文件材料,经系统整理(li)后应在6月底前归档,2021届学生学业成绩表应在(zai)11月底(di)前归档。

(三)科研(yan)、基建(jian)、仪器设备类文件材料应在项目验(yan)收(竣(jun)工)后(hou)6个月内归档。

(四)新冠肺炎疫情防控等重大活动、重大事件中形成的文件材(cai)料(liao)应随时收集,及时归档。其中新冠(guan)肺炎疫情防控文件材(cai)料归档要求(qiu)参照《关于做好新冠肺炎(yan)疫情(qing)防控文件材料归档(dang)工作的通知》(档(dang)字〔20207号)文件执行。

(五)其他(ta)各类文件材(cai)料归档时限(xian)参照(zhao)《中国科学技术(shu)大学档案(an)管理办法》执行。

(六)为保证校内各(ge)单(dan)位及时完整归档工作,自2019年起实(shi)行(xing)催(cui)档(dang)(dang)制度。归(gui)(gui)(gui)档(dang)(dang)期限(xian)内(nei)未能实(shi)现应(ying)有文(wen)件(jian)材料(liao)(liao)归(gui)(gui)(gui)档(dang)(dang)的单(dan)位,我院(yuan)将列(lie)出具体应(ying)归(gui)(gui)(gui)档(dang)(dang)文(wen)件(jian)材料(liao)(liao),向该(gai)单(dan)位发出书(shu)面催(cui)档(dang)(dang)通知书(shu),要(yao)求(qiu)在限(xian)定时间内(nei)完成归(gui)(gui)(gui)档(dang)(dang)工作。限(xian)定时间之内(nei),应(ying)归(gui)(gui)(gui)文(wen)件(jian)材料(liao)(liao)还(hai)不能归(gui)(gui)(gui)档(dang)(dang)的,我院(yuan)每2个月一次向该(gai)单(dan)(dan)位发出《催档(dang)通知书》,定期提醒该(gai)单(dan)(dan)位及其兼职档(dang)案员,直至该(gai)单(dan)(dan)位完成归档(dang)工(gong)作。

二、质量要求:

(一)归档文(wen)(wen)件材(cai)(cai)料(liao)应齐全完整;纸(zhi)质(zhi)文(wen)(wen)件材(cai)(cai)料(liao)应为原件;上(shang)级来文(wen)(wen)与文(wen)(wen)件处理单(dan)并存,本校(xiao)文(wen)(wen)件与文(wen)(wen)件签(qian)发单(dan)、定稿(gao)并存,正文(wen)(wen)与附件并存。

(二)实行纸质(zhi)文件、电子(zi)(zi)文件双套归档(dang)(dang)制(zhi)。无电子(zi)(zi)文件的纸质(zhi)文件归档(dang)(dang),有电子(zi)(zi)文件的与纸质(zhi)文件同时归档(dang)(dang)。学(xue)校各项(xiang)活动中形(xing)成有保存价值的原生电子(zi)(zi)文件也需(xu)要及时进(jin)行在(zai)线或脱机归档。

(三(san))本校(xiao)形成(cheng)的文件材料(liao)用纸(zhi)应(ying)规范,书写、打印、用印等应(ying)用耐久材料(liao);字迹(ji)、印信等应(ying)清晰、完整;责任者和成(cheng)文时间应(ying)标明(ming)。

(四(si))声像材料归(gui)档(dang)时(shi)应附有文(wen)字说明(ming),并(bing)注明(ming)责任者(zhe)、形(xing)成(cheng)时(shi)间(jian)、内容等,归(gui)档(dang)的声像材料应图像清(qing)晰、音质(zhi)良(liang)好(hao)。照片以(yi) JPGTIF 等(deng)格式归档,音频以 WAVMP3 等格(ge)式(shi)归档,视频(pin)以 MPGMP4FLVAVI 等格式归档(dang)。

、归(gui)档(dang)程序

归(gui)档(dang)单位兼(jian)职档案员负(fu)责统一档案文博院移交(jiao)文件材料,移交(jiao)时填写中国科(ke)学(xue)技(ji)术大(da)学(xue)档案移交(接(jie)收)登记簿》(档(dang)案文博院主(zhu)页提供(gong)下(xia)载),一式二份,由(you)移(yi)交单(dan)位和档(dang)案文博院相(xiang)关人员签字(zi)移交,归档单位和档案文博院各(ge)执一份,以备查验。

特(te)此通知。



档(dang)案文(wen)博(bo)院

202131


附件:1.《中(zhong)国科(ke)学技术(shu)大学档案管理办法》

2.《关于(yu)做(zuo)好新冠肺炎疫情(qing)防控文件材料归档工作的通(tong)知》


 
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