赵云

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关于做好2019年文件材料归档工作的通知
发布时间:2019-03-31   浏览次数:580


各(ge)学院,机关各(ge)部(bu)、处、室,各(ge)有关直属单位(wei):

为准确、完整、系(xi)统地收(shou)集、保存学(xue)校2019年的文件材料,根(gen)据《中国科学技术(shu)大学档(dang)案管(guan)理办(ban)法》(校办(ban)字【2010121号)有关规(gui)定,现就做好(hao)归档(dang)工作通知如下(xia):

一、归档范围和归档时(shi)间:

(一)各学院,机(ji)关各部、处、室,各有关直(zhi)属单位形成的党群(qun)、行政、外(wai)事、出版物、声像类文(wen)件材料,经系统整理(li)后应在6月底前归档。

(二)各教学单位形成的教学综(zong)合管理(li)文件材(cai)料,经系统整理(li)后应(ying)在6月底前归档,2020届学生(sheng)学业成绩(ji)表应在11月底前归档。

(三)科(ke)研、基建(jian)、仪器设备(bei)类(lei)文件材料应在项目验收(竣工)后(hou)6个月(yue)内归档。

(四)其它各(ge)类文件材料归档时限(xian)参照《中(zhong)国科学(xue)技术大(da)学(xue)档案管(guan)理办法》执行。

(五)为保证校内(nei)各单位及时完整归档(dang)工作(zuo),我馆自2019年起实行催(cui)(cui)档(dang)制(zhi)度。归(gui)(gui)档(dang)期限(xian)内(nei)未能实现应(ying)有(you)文(wen)件(jian)(jian)材(cai)料(liao)(liao)归(gui)(gui)档(dang)的单(dan)位(wei),我(wo)馆将列出具(ju)体应(ying)归(gui)(gui)档(dang)文(wen)件(jian)(jian)材(cai)料(liao)(liao),向(xiang)该单(dan)位(wei)发出书(shu)面催(cui)(cui)档(dang)通知书(shu),要求在限(xian)定时间内(nei)完成归(gui)(gui)档(dang)工作。限(xian)定时间之(zhi)内(nei),应(ying)归(gui)(gui)文(wen)件(jian)(jian)材(cai)料(liao)(liao)还不能归(gui)(gui)档(dang)的,我(wo)馆每2个月一次向该单(dan)位发出(chu)《催档通知书》,定(ding)期提醒该单(dan)位及其兼职档案员(yuan),直至该单(dan)位完成归档工作。

二、质量要求:

(一)归(gui)档文(wen)(wen)(wen)件(jian)材料(liao)应齐全完整;纸质文(wen)(wen)(wen)件(jian)材料(liao)应为原件(jian);上级来(lai)文(wen)(wen)(wen)与(yu)(yu)文(wen)(wen)(wen)件(jian)处(chu)理单(dan)并存(cun),本校文(wen)(wen)(wen)件(jian)与(yu)(yu)文(wen)(wen)(wen)件(jian)签发(fa)单(dan)、定稿并存(cun),正文(wen)(wen)(wen)与(yu)(yu)附(fu)件(jian)并存(cun)。

(二)实(shi)行(xing)纸质文件、电子文件双(shuang)套归(gui)档(dang)(dang)制。无电子文件的(de)(de)纸质文件归(gui)档(dang)(dang),有(you)电子文件的(de)(de)与纸质文件同(tong)时归(gui)档(dang)(dang)。学校(xiao)各项活(huo)动中形成(cheng)有(you)保存价值的(de)(de)原生电子文件也需要脱机归(gui)档(dang)(dang)。

(三)本校形成的(de)文件(jian)材料用纸应(ying)规范,书写、打印(yin)(yin)、用印(yin)(yin)等(deng)应(ying)用耐久材料;字迹(ji)、印(yin)(yin)信等(deng)应(ying)清晰、完(wan)整;责任者(zhe)和成文时间应(ying)标明。

(四)声(sheng)(sheng)像材(cai)料归档时(shi)应附有文字说(shuo)明,并(bing)注明责任者、形成时(shi)间、内容等(deng),归档的(de)声(sheng)(sheng)像材(cai)料应图像清晰、音质良好。照片以(yi) JPGTIF 等格式归档,音频以(yi) WAVMP3 等格式(shi)归档,视频(pin)以 MPGMP4FLVAVI 等格式归档。

、归档程序

归(gui)档单位兼职档(dang)案员负责统一向档(dang)案馆移交(jiao)文件材料,移交时填写中国科学技术大学档案移交(接收(shou))登记(ji)簿(bu)》(档案馆主页提(ti)供(gong)下载),一(yi)式二份,由移交单位和档案馆相关人(ren)员签(qian)字移交,归档(dang)单位(wei)和(he)档(dang)案馆(guan)各执一份,以备查验。

特(te)此通知。


档(dang)案馆

2020年(nian)330


附(fu)件:《中国科学技术大学档案管理办法》


 
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