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关于做好2018年文件材料归档工作的通知
发布时间:2018-03-05   浏览次数:851


各学院,机关(guan)各部、处、室,各有关(guan)直(zhi)属单位:

为准确、完整、系统地收集、保存学校2018年的文件材料,根据《中国科学技术大学档案管理办法》(校办字【2010121号)有关规定,现就做好归档工作通知如下:

一、归(gui)档范围和归(gui)档时间:

(一)各学院,机关各部、处、室,各有关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料,经系统整理后应在6月底前归档。

(二)各教学单位形成的教学综合管理文件材料,经系统整理后应在6月底前归档,2019届学生学业成绩表应在11月底前归档。

(三)科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收(竣工)后6个月内归档。

(四)其它各类文件材料归档(dang)时限参(can)照《中国科学(xue)技术大学(xue)档(dang)案管理(li)办法》执行。

(五)为保证校内各单位及时完整归档工作,我馆实行定期催档制度。归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位,我馆将列出具体应归档文件材料,向该单位发出书面催档通知书(见附件),要求在限定时间内完成归档工作。限定时间之内,应归文件材料还不能归档的,我馆每2个月一次向该单位发出《催档通知书》,定期提醒该单位及其兼职档案员,直至该单位完成归档工作。

二、质量要(yao)求:

(一)归档文件材料(liao)应齐全(quan)完整;纸质文件材料(liao)应为原(yuan)件;上级来(lai)文与文件处(chu)理单(dan)并(bing)存,本校文件与文件签(qian)发单(dan)、定稿并(bing)存,正文与附件并(bing)存。

(二)实行(xing)纸(zhi)(zhi)质文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)、电(dian)子文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)双套归档制。无电(dian)子文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)的纸(zhi)(zhi)质文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)归档,有电(dian)子文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)的与纸(zhi)(zhi)质文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)同时归档。学校(xiao)各项活动中(zhong)形(xing)成的电(dian)子数据(ju)也需要(yao)脱(tuo)机归档。

(三)本校形成的文(wen)件材料用纸(zhi)应规范,书(shu)写(xie)、打(da)印、用印等(deng)应用耐久材料;字迹(ji)、印信等(deng)应清(qing)晰、完整;责任者和成文(wen)时间应标明。

(四)声(sheng)像(xiang)(xiang)材(cai)料归(gui)档时应(ying)附有文字说明,并(bing)注(zhu)明责任者、形成时间(jian)、内容等,归(gui)档的声(sheng)像(xiang)(xiang)材(cai)料应(ying)图像(xiang)(xiang)清晰、音质良(liang)好。

三、归档(dang)程序(xu):

各归档单位兼职(zhi)档案员(yuan)负责(ze)统一向档案馆移交文件材料(liao),移交时填写《中国科学技术大学档案移交(接收)登记簿》(档案馆主页提供(gong)下载),一式二(er)份,由移交单(dan)位(wei)和档案馆相关人员(yuan)签(qian)字移交,归档单位和档案馆各(ge)执一份(fen),以(yi)备查验。

特(te)此通知。


档案馆

             2019年(nian)3月5日

附件(jian):催档通知书.docx


 
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