本田肖战

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中国科学技术大学档案管理办法
发布时间:2018-01-10   浏览次数:1834

(二○一(yi)○年六(liu)月)


第一章(zhang) 总 则(ze)

    第(di)一条 为(wei)提高(gao)全校档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理(li)工(gong)作水(shui)平(ping),充分发挥(hui)档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)在(zai)学(xue)校教学(xue)、科研(yan)和管(guan)理(li)中的作用,有效保护和利(li)用档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an),根(gen)据(ju)《中华(hua)人(ren)民共和国档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)法》及其实(shi)施(shi)办(ban)(ban)法、《高(gao)等学(xue)校档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理(li)办(ban)(ban)法》、《安(an)徽省档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)条例》和《安(an)徽省高(gao)等学(xue)校档(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理(li)实(shi)施(shi)办(ban)(ban)法》,结合我校实(shi)际,特(te)制定本办(ban)(ban)法。

    第(di)二(er)条 本办(ban)法(fa)所称的(de)档案,是指我校从(cong)事教学(xue)、科研、管理以(yi)及其(qi)他各(ge)项(xiang)活动(dong)所直接形成的(de)对学(xue)校和社会具有保存(cun)价(jia)值的(de)各(ge)种文字、图表、声像(xiang)等不(bu)同形式、不(bu)同载(zai)体的(de)历(li)史(shi)记录(lu)。

    第三(san)条 学(xue)(xue)校(xiao)(xiao)档(dang)案反映学(xue)(xue)校(xiao)(xiao)创(chuang)办(ban)、建设(she)与发展的(de)(de)全过程(cheng),是全校(xiao)(xiao)师生员(yuan)工(gong)劳动(dong)成(cheng)果(guo)和(he)智慧的(de)(de)结晶,是检查(cha)教(jiao)学(xue)(xue)工(gong)作(zuo)质(zhi)量、评(ping)价(jia)科研成(cheng)果(guo)、考核教(jiao)师和(he)其他各类人员(yuan)、衡量学(xue)(xue)校(xiao)(xiao)管理水(shui)平以及编史(shi)修志(zhi)的(de)(de)重要依据,具有重要的(de)(de)凭证价(jia)值和(he)参(can)考作(zuo)用。因此(ci),档(dang)案工(gong)作(zuo)是学(xue)(xue)校(xiao)(xiao)一项重要的(de)(de)基础性工(gong)作(zuo)。

    第四(si)条 全校(xiao)(xiao)档案(an)工(gong)作实行各类档案(an)集中(zhong)统一管(guan)理(li)(li)制度,维护档案(an)的完整与(yu)安全,便于学(xue)校(xiao)(xiao)各方面(mian)利用。档案(an)馆既是(shi)学(xue)校(xiao)(xiao)档案(an)工(gong)作的职(zhi)能管(guan)理(li)(li)部门,又是(shi)永久保存和(he)提供(gong)利用本校(xiao)(xiao)档案(an)资料(liao)的直属支撑机构(gou),其业(ye)务接受安徽省教(jiao)育厅(ting)、安徽省档案(an)局(ju)和(he)中(zhong)国科学(xue)院办公厅(ting)的指导、监督(du)与(yu)检查。


第二章 管理体制、机构设置与人员配备

    第五(wu)条 学校(xiao)档(dang)案工作由校(xiao)长领导,分管(guan)校(xiao)领导协助校(xiao)长负责(ze)档(dang)案工作,其主要职责(ze)是:

    (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;
    (二)负责将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划,促进档案工作与学校其他工作协调发展;
    (三)推进学校档案事业的建设与发展,听取校档案馆工作汇报,及时研究并解决档案工作中出现的重要问题。

    第六条 校档案馆为正处级独(du)立(li)建制,其主要职责是(shi):

    (一)贯彻执行国家、安徽省、中国科学院和学校有关档案工作的法律法规和方针政策,综合管理学校档案工作;
    (二)拟定学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
    (三)负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
    (四)编制档案检索工具,开展校史研究,出版档案史料,开发档案信息资源;
    (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
    (六)做好档案的开放和利用工作;
    (七)开展学校档案工作人员的业务培训;
    (八)利用档案举办校史展览,开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
    (九)进行档案学术研究和交流活动;
    (十)对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

    第七条 为(wei)加强对(dui)档案工(gong)作(zuo)的(de)统一领(ling)导,学校成立由校长为(wei)主(zhu)任委员(yuan)(yuan)、分(fen)管校领(ling)导为(wei)副主(zhu)任委员(yuan)(yuan)、相关职能部门负责人(ren)为(wei)成员(yuan)(yuan)的(de)档案工(gong)作(zuo)委员(yuan)(yuan)会(hui),作(zuo)为(wei)全校档案工(gong)作(zuo)的(de)协调机构(gou)。

    第八条 建立(li)(li)一个完(wan)整(zheng)、高(gao)效的档案(an)(an)(an)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)网络。各(ge)教学单(dan)(dan)位、机关各(ge)部门(men)、各(ge)直(zhi)属单(dan)(dan)位必须明确(que)1名分(fen)管(guan)本(ben)(ben)单(dan)(dan)位档案(an)(an)(an)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)负责人(ren)和(he)(he)1-3名兼(jian)职(zhi)档案(an)(an)(an)员。各(ge)单(dan)(dan)位档案(an)(an)(an)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)负责人(ren)负责组织本(ben)(ben)单(dan)(dan)位相(xiang)关人(ren)员学习、贯彻档案(an)(an)(an)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)法(fa)律(lv)、政策和(he)(he)规(gui)章制度(du),将档案(an)(an)(an)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)纳入(ru)本(ben)(ben)单(dan)(dan)位和(he)(he)兼(jian)职(zhi)档案(an)(an)(an)员的岗位职(zhi)责,保障兼(jian)职(zhi)档案(an)(an)(an)员完(wan)成档案(an)(an)(an)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)必需(xu)的时间和(he)(he)条件,并作(zuo)(zuo)(zuo)为年度(du)考(kao)核的一项(xiang)重要内(nei)容,督促(cu)兼(jian)职(zhi)档案(an)(an)(an)员将本(ben)(ben)单(dan)(dan)位应归(gui)档的文件材料(liao)按时向校(xiao)档案(an)(an)(an)馆移交。各(ge)单(dan)(dan)位兼(jian)职(zhi)档案(an)(an)(an)员应保持相(xiang)对稳定,负责本(ben)(ben)单(dan)(dan)位文件材料(liao)的收集(ji)、整(zheng)理、立(li)(li)卷和(he)(he)归(gui)档,主动(dong)接受校(xiao)档案(an)(an)(an)馆的业务(wu)指导和(he)(he)督促(cu)检查,确(que)保归(gui)档文件材料(liao)的完(wan)整(zheng)、准确(que)和(he)(he)系(xi)统(tong)。

    第九条(tiao) 校(xiao)档案馆工(gong)作人(ren)员应爱岗敬业,忠于职(zhi)守,遵守纪律,具备档案业务(wu)技能和科学文化知识,不断提高现代管(guan)理(li)水平。


第三章 条件保(bao)障

    第(di)十条 档(dang)案工(gong)作(zuo)所需(xu)要(yao)(yao)的经费单(dan)独立(li)项,列入(ru)学(xue)校预算,以保证(zheng)档(dang)案工(gong)作(zuo)需(xu)要(yao)(yao)。学(xue)校各单(dan)位应根据需(xu)要(yao)(yao)划(hua)拨资(zi)金(jin),用于本单(dan)位档(dang)案工(gong)作(zuo)所需(xu)的装(zhuang)具、设备及(ji)人员(yuan)培训。

    第(di)十(shi)一(yi)条(tiao) 校档(dang)案馆(guan)(guan)是保(bao)存和利(li)用学校档(dang)案的(de)专门(men)机构,应确保(bao)安全,配备(bei)符合要(yao)(yao)求的(de)档(dang)案库房和管(guan)理设施。档(dang)案馆(guan)(guan)库要(yao)(yao)自成体系。库房面积应满足(zu)档(dang)案工作发(fa)展的(de)需要(yao)(yao),留有存储(chu)发(fa)展空间。

    第十二条 学(xue)校(xiao)及时配置(zhi)档案管理(li)现代(dai)化、档案信(xin)息(xi)化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障学(xue)校(xiao)档案信(xin)息(xi)化建设与数字化校(xiao)园建设同步进(jin)行。


第四章 档案管理

    第(di)十三条(tiao) 学校(xiao)建(jian)立、健全(quan)档案(an)工(gong)作检(jian)查、考核与评估制度,保证档案(an)工(gong)作与其他各项工(gong)作实(shi)行“四(si)同(tong)步”管理(li),即布(bu)置、检(jian)查、总结、验收各项工(gong)作时(shi)同(tong)时(shi)布(bu)置、检(jian)查、总结、验收档案(an)工(gong)作。

    第十(shi)四(si)条 纸质(zhi)文件(jian)材料和(he)电子(zi)文件(jian)材料实行同步归档。文件(jian)材料的归档范围是:

    (一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
    (二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
    (三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
    (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
    (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。
    (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。
    (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在人民币50万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。
    (八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
    (九)出版物类:主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。
    (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
    (十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字〔1999〕691号)执行。
    (十二)著名人物类:对本校发展有重大贡献、重要影响者在工作、生活中形成的具有保存、利用价值的文件材料。
    上述归档的文件材料包括纸质、实物、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

    第十五(wu)条 学(xue)校实行文件(jian)材(cai)料形成单(dan)位(部(bu)门)、课(ke)题组立卷归档制度。各单(dan)位兼职档案员应做好日常文件(jian)材(cai)料的收集、整理工作,按时向校档案馆移交。

    第(di)十六(liu)条 电子(zi)文件(jian)的(de)归档要求按照国(guo)家档案(an)局发布(bu)的(de)《电子(zi)公(gong)文归档管理(li)暂行办法》以及《电子(zi)文件(jian)归档与管理(li)规范(fan)》(GB/T18894-2002)执行。

    第十七条 归档(dang)时(shi)间与质量要求

    一、归档时间:
    (一)学校各部门、各直属单位形成的党群、行政、外事等文书类文件材料,经系统整理后在次年6月底前归档;
    (二)各教学单位形成的教学文件材料,经系统整理后归档。应届研究生的学位论文和学位评审材料应在授予学位后1个月内归档;应届本科毕业生学业成绩表、学籍异动表和学籍登记表应在当年10月底前归档;其他教学综合管理文件材料应在次年6月底前归档;
    (三)科研类档案应在项目验收后2个月内归档;
    (四)基建类档案应在项目竣工验收后3个月内归档;
    (五)仪器设备类档案应在验收后的6个月内归档;
    (六)财会类档案由档案生成单位保管2年后移交校档案馆;
    (七)声像类档案(光盘、照片、录音带、录像带等)在文件形成的年终归档,重要的应即时归档;
    (八)实物类档案(学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品)应即时归档。
    二、质量要求:
        归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级来文与文件处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存;本校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料,字迹、印信等应清晰、完整;文集、学位论文等装订应采用线装或无线胶订;声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

    第十八(ba)条 全校各独立建制单位均系立档(dang)单位,校档(dang)案(an)馆按立档(dang)单位接收文件材料并(bing)填写移交目录(lu)(清单),双(shuang)方在(zai)移交目录(lu)(清单)签字后,各执(zhi)一份存档(dang),以(yi)备查验证。

    第十(shi)九条 校档案馆按照国家档案局(ju)《机关文件(jian)材料(liao)(liao)归档范围和(he)文书档案保(bao)(bao)管(guan)(guan)期(qi)限的规定》,结(jie)合我校实际(ji),确(que)定档案材料(liao)(liao)的保(bao)(bao)管(guan)(guan)期(qi)限。对保(bao)(bao)管(guan)(guan)期(qi)限已(yi)满,已(yi)失去保(bao)(bao)存价值的档案,经鉴定并登记造册报学校批准(zhun)后,予(yu)以(yi)销毁(hui)。未(wei)经鉴定和(he)批准(zhun),不(bu)得销毁(hui)任何档案。

    第二十条 建立(li)和(he)(he)完善(shan)全校(xiao)(xiao)各类文件材料(liao)归(gui)档制度,并纳入学(xue)校(xiao)(xiao)教学(xue)、科研、管理等部(bu)门和(he)(he)专兼职(zhi)档案(an)员的职(zhi)责范(fan)围,保证归(gui)档材料(liao)的完整、准确、系统。

    第二十(shi)一条 各单位及师生员工(gong)在公务活动中形成的(de)有(you)保存价值(zhi)的(de)各种(zhong)载体(ti)的(de)文(wen)件材(cai)料(liao),必须按规定向校(xiao)档(dang)案馆(guan)移交,任(ren)何单位和个人(ren)不(bu)得(de)据为己有(you)或(huo)拒绝(jue)归档(dang)。对于个人(ren)在非(fei)公务活动中形成的(de)重(zhong)要(yao)(yao)文(wen)件材(cai)料(liao),校(xiao)档(dang)案馆(guan)可以通过征集、代(dai)管等(deng)形式(shi)(shi)进行(xing)管理。学(xue)(xue)校(xiao)鼓励个人(ren),特别(bie)是有(you)重(zhong)大贡(gong)献和取得(de)重(zhong)要(yao)(yao)成就者(zhe)在非(fei)公务活动中形成的(de)文(wen)件材(cai)料(liao),以捐赠或(huo)代(dai)管的(de)方式(shi)(shi)移交校(xiao)档(dang)案馆(guan),学(xue)(xue)校(xiao)给予(yu)适当奖励;散落于社(she)会和个人(ren)、对学(xue)(xue)校(xiao)有(you)重(zhong)要(yao)(yao)价值(zhi)的(de)文(wen)件材(cai)料(liao),由学(xue)(xue)校(xiao)出(chu)资征集。

    第二十二条 学校(xiao)有(you)关(guan)单位在对(dui)(dui)科研成果(guo)、产品(pin)试制、大型仪器(qi)设备、基建工程(cheng)等进行鉴定、开箱、验收(shou)时,应(ying)会同(tong)校(xiao)档案馆(guan)对(dui)(dui)应(ying)归档的(de)文件材料加以审查,并及时归档。

    第二十(shi)三条 校档(dang)案(an)(an)馆应加强(qiang)对涉密档(dang)案(an)(an)的(de)(de)管理。关于涉密档(dang)案(an)(an)密级的(de)(de)变更和解密,需严格按照《中华人民共(gong)和国保(bao)密法(fa)》及其实施办(ban)法(fa)的(de)(de)相关规(gui)定办(ban)理。

    第(di)二十四条 校(xiao)档(dang)案(an)馆要对馆藏档(dang)案(an)进行定(ding)期安全(quan)检查(cha),切实(shi)做好档(dang)案(an)的(de)防(fang)火、防(fang)盗、防(fang)鼠、防(fang)高温、防(fang)潮(chao)、防(fang)虫(chong)、防(fang)尘、防(fang)有害气体“八防(fang)”工作,确保档(dang)案(an)的(de)实(shi)体安全(quan)和(he)信(xin)息安全(quan)。对破损(sun)、褪色的(de)档(dang)案(an)及时采取补(bu)救措施。

    第二十(shi)五条(tiao) 校档(dang)案(an)馆(guan)应认真执行档(dang)案(an)统计年报(bao)制度,并按(an)照国(guo)家有关规(gui)定(ding)报(bao)送学校档(dang)案(an)工作基本情况统计表。


第(di)五章 档案的开发与利(li)用

    第二十六条 校档(dang)案馆应采取多种措施,积极开发档(dang)案信息资源,加强档(dang)案编研工(gong)作(zuo)(zuo),主动为学(xue)校中心工(gong)作(zuo)(zuo)和(he)其他各项工(gong)作(zuo)(zuo)服务。

    第二十七条 任(ren)何单(dan)(dan)位和个(ge)人查阅校档(dang)案馆保存的(de)档(dang)案原(yuan)件,均须出示单(dan)(dan)位介绍信或持有个(ge)人身份证等(deng)合(he)法证明,在履行(xing)相(xiang)关登记手续后方可(ke)查阅。境外组织或个(ge)人需利用学校档(dang)案的(de),应按照国家有关规定办理。

    第(di)二(er)十八条 查(cha)阅、摘录、复制未开放的(de)档案,应(ying)经校(xiao)档案馆负责人批准(zhun)。需(xu)要利用涉(she)密档案的(de),应(ying)经学校(xiao)相关部门批准(zhun)。

    第(di)二(er)十九条 校(xiao)档(dang)(dang)案(an)(an)馆是学(xue)校(xiao)出具(ju)档(dang)(dang)案(an)(an)证明的(de)唯一(yi)机构(gou)。加盖校(xiao)档(dang)(dang)案(an)(an)馆印章的(de)档(dang)(dang)案(an)(an)复制件与档(dang)(dang)案(an)(an)原件具(ju)有(you)同等效力。校(xiao)档(dang)(dang)案(an)(an)馆应为校(xiao)内外(wai)利(li)用(yong)(yong)(yong)档(dang)(dang)案(an)(an)创造(zao)便利(li)条件,凡用(yong)(yong)(yong)于学(xue)校(xiao)工作(zuo)或公益目的(de)的(de),不得收取(qu)费(fei)用(yong)(yong)(yong);用(yong)(yong)(yong)于个人(ren)(ren)或者商(shang)业目的(de)的(de),按照有(you)关规(gui)定合(he)理收取(qu)费(fei)用(yong)(yong)(yong)。社会组织和(he)个人(ren)(ren)利(li)用(yong)(yong)(yong)其所移交、捐(juan)赠(zeng)的(de)档(dang)(dang)案(an)(an),校(xiao)档(dang)(dang)案(an)(an)馆应无(wu)偿并优先提供。

    第三十条 校档案(an)馆应编制(zhi)配(pei)套的(de)档案(an)检索(suo)工具(ju),建立(li)健全(quan)档案(an)信息查询系统,积极主动地为全(quan)校师(shi)生员工和社会(hui)各界提供及时(shi)、准确、便捷的(de)档案(an)服务。

    第三十一条(tiao) 认真做好校(xiao)(xiao)史编研(yan)与展览工作,使校(xiao)(xiao)史馆成为爱国荣(rong)校(xiao)(xiao)教育(yu)基地(di)和展示(shi)学校(xiao)(xiao)形象的重要窗口。


第六章 奖励与惩(cheng)罚


    第(di)三十(shi)二条 学校对在档案(an)工作(zuo)中作(zuo)出(chu)下列贡献的单位或个人,给予表彰与奖励:

    (一)在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;
    (二)在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;
    (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;
    (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给校档案馆的;
    (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

    第(di)三十三条 有下(xia)列行为之一的,学校对主管人员和直接责任人员依法(fa)给予(yu)处分;构成(cheng)犯罪的,移交(jiao)司法(fa)机(ji)关依法(fa)追究(jiu)刑事责任。

    (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
    (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
    (三)涂改、伪造档案的;
    (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
    (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
    (六)其他违反档案法律法规的行为。


第七章 附 则(ze)

    第(di)三十四条 此前学校印发的有关(guan)档(dang)案工作管(guan)理规定与本(ben)(ben)办法不一致的,以本(ben)(ben)办法为准(zhun)。

    第三十(shi)五条 本办(ban)法由校档案馆负责解释。

    第三十(shi)六条 本办法自印发(fa)之日(ri)起施行。



 
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